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Modul Dokumentenmanagement

Das Modul Dokumentenverwaltung ermöglicht die automatisierte Korrespondenz innerhalb des System. 

Funktionsbeschreibung

Das integrierte Dokumentenmanagement ermöglicht eine automatisierte Korrespondenz innerhalb des Systems. Die Anbindung an alle Systemmodule ermöglicht auf effektive und effiziente Weise, Dokumente aller Art im System zu vereinen und zentral zu verwalten – von vertraglichen Dokumenten und Mitteilungen bis hin zu Bescheinigungen, Zertifikaten und Austrittsdokumenten. Die Zentralisierung verhindert, dass mehrere, unterschiedliche Dokumente zum gleichen Sachverhalt vorliegen und falsche bzw. veraltete Vorlagen genutzt werden. Die Transparenz und Flexibilität des Dokumentenmanagements verringert somit den hohen Korrespondenzaufwand im Unternehmen auf eine einfache und praktische Weise. Generieren Sie dank der Schnittstelle zu anderen Modulen die Dokumente an dem Ort, an dem Sie gerade arbeiten – unabhängig davon, ob Sie Serienbriefe für das gesamte Unternehmen, einzelne Abteilungen oder ein Dokument für einen einzelnen Personalfall erstellen wollen. Die Funktionen im Dokumentenmanagement stehen der Sachbearbeitung, aber auch den Führungskräften zur Verfügung. Wer die Berechtigung für den Zugriff erhält, entscheiden Sie gemäß Berechtigungskonzept und ermöglichen so eine dezentrale Verwaltung. Das digitale und automatisierte Format der Dokumente reduziert nicht nur das immense Papieraufkommen innerhalb des Unternehmens, sondern bietet ein immer aktuelles und sicheres Handling aller Dokumente.

Digitalisieren Sie Ihre HR Dokumente, rufen Sie diese zu jedem Bedarf ab und involvieren Sie beteiligte Personen in den Prozess mit ein. Mit unserem Dokumentenmanagementsystem ist Ihre Korrespondenz modern, digital, interaktiv und tagesaktuell!

Mit wenigen Klicks zu Ihrer neuen HR-Lösung

Eine HR-Lösung zu wechseln muss nicht kompliziert sein - auch wenn Ihre aktuelle Lösung seit vielen Jahren im Einsatz ist und auch die Entgeltabrechnung mit umgestellt werden soll. Unser erfahrenes Team aus Consultants und Supportern unterstützt Sie dabei. Wir stellen sicher, dass alle Daten korrekt übernommen werden und auch die Abrechnung 100% korrekt ist.

FEATURES DOKUMENTENMANAGEMENT

(Grund-)Vorlagen

Mittels Grundvorlagen werden, bei Bedarf auch mandantenspezifisch, Dokumente mit dem gewünschten Corporate Design und Logo erstellt. So erhält jedes Schreiben das perfekte Aussehen. Mithilfe von individuellen Vorlagen werden die Grundvorlagen um die Texte erweitert, die mit individuellen Formatierungen und Textfelder befüllt werden können. Vordefinierte Textbausteine gewährleisten eine automatisierte Befüllung aus der Datenbank bei der späteren Ausgabe des Dokuments. Selbstverständlich können auch kundenspezifische Textbausteine definiert werden. Der Inhalt und das Layout der Dokumente sind somit fest definiert und immer up-to-date abrufbereit. Berechtigungsstrukturen definieren wer die Vorlagen sehen und nutzen darf.

Workflows für Dokumente

Mit dem integrierten Workflowdesigner definieren Sie individuelle Prozesse für jedes einzelne Dokument. So können Hinweismeldungen, Wenn-Dann Formeln, Mitzeichnungen, Wiedervorlagen oder die automatisierte Archivierung des Dokuments in der Personalakte festgelegt werden.

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